Werken in een virtueel team (deel 1)

Door de coronacrisis is het thema ‘werken in een virtueel team’ zeer actueel geworden. Omdat we noodgedwongen vanuit huis werken, komt de vraag op hoe je dat het beste en slimste organiseert. In een drieluik delen wij inzichten en tips over hoe je effectieve virtuele teams creëert en krachtige resultaten bereikt vanuit de volgende drie perspectieven.

1. Werken in een virtueel team – Hoe werk ik thuis effectief en efficiënt?
2. Samenwerken in virtuele teams – Hoe werken we op afstand goed samen?
3. Leidinggeven aan een virtueel team – Hoe stuur ik mijn team op afstand aan?

In dit artikel geven we praktische inzichten en tips behorende bij de eerste vraag. Daarbij hebben we een voorbehoud. Eenieder is uniek. Een introvert of extravert persoon heeft in de basis andere behoeften. Datzelfde geldt ook als je van nature keuzen maakt op basis van ratio of op basis van emotie. Onder meer deze verschillen maken dat eenieder anders met de coronacrisis omgaat, zijn eigen werk- en communicatiestijl heeft en andere behoeften heeft bij het werken binnen een virtueel team. Concreet betekent dit dat inzichten en tips die voor de een zeer logisch en welkom zijn, voor de ander niet werken. Wij geloven dan ook niet in een ‘one size fits all’-benadering. Daarom, lees de inzichten en tips en haal eruit wat voor jou en je team werkt. En dwing een ander niet om precies dezelfde keuzen te maken maar ga erover met elkaar in gesprek. En heb je aanvullende inzichten en tips, wil je deze dan naar mij mailen (marco@courius.com) zodat we ze kunnen toevoegen? Zo blijven we samen leren en groeien.

Hoe werk ik thuis effectief en efficiënt?

Werken vanuit huis kan, in tegenstelling tot een fysieke werkplek met collega’s om je heen, eenzaam en geïsoleerd voelen. Vanuit thuis werken vraagt extra om discipline en zelf startend vermogen. Uiteraard zijn de afspraken in je agenda een aanzet om op die tijdstippen aan het werk te zijn, maar daaromheen organiseer jij je tijd nog duidelijker zelf. Je wordt niet direct bekeken, aangespoord of uitgedaagd door collega’s. Het risico (of is het een kans?) van je werk uitstellen of even wat anders doen ligt op de loer. Hoe zorg je dat je binnen deze realiteit effectief en efficiënt bent en blijft? Bijgaand onze praktische inzichten en tips in de vorm van een checklist.

1. Zorg voor dagritme. Thuiswerken begint met afspraken met jezelf te maken hoe laat je opstaat, wellicht gevolgd door een meditatie, wat lezen en schrijven in een dagboek. Creëer eveneens regelmaat voor koffiemomenten, lunch en een eindtijd.
2. Mindset. Blijf niet in je pyjama. Verzorg jezelf en kleed je in zakelijke kleding of kleding waarin jij je prettig voelt. En als je normaal ook een lekker geurtje opdoet, waarom dan ook niet als je thuiswerkt?
3. Ontspanning. De gehele dag naar je scherm kijken en ook de vergaderingen via je scherm doen vraagt extra energie. Sta jezelf toe om tussendoor bijvoorbeeld naar buiten te gaan, boodschappen te doen of wat te sporten. Bespreek wel vooraf met je collega’s op welke tijdstippen je gegarandeerd online bereikbaar bent.
4. Werkplek. Als het mogelijk is, creëer een vaste werkruimte met een zakelijk gevoel waar je je kan concentreren. En de gehele dag zitten op een niet ideale thuisstoel gaat ook tot problemen leiden. Daarom, is het soms ook mogelijk af en toe staand te werken aan een hoge tafel?
5. Werk opdelen. Normaal zou je dat ook al doen, maar zeker bij het thuiswerken moet je prioriteren en je taken opbreken in kleine en overzichtelijke doelen. En als je ze bereikt hebt, vier dat dan (kan ook online met je collega’s). Maak daarom dagelijks een lijst van de zaken die echt moeten gebeuren. En accepteer dat het tempo van handelen lager kan zijn dan werken op kantoor.
6. Afspraken nakomen. Zorg ervoor dat je afspraken nakomt en geef zicht op je werk en prestaties. Zeg wat je doet en doe wat je zegt. En lukt dat niet, laat het dan direct weten en niet pas bij het verlopen van de deadline of op de opleverdatum.
7. Online meetings. Multitasking bestaat niet, dat is een mythe. Dus als je aan een vergadering deelneemt, houd dan je aandacht erbij. Ga tussendoor geen andere acties uitvoeren. Tegelijkertijd, de hele tijd naar het scherm kijken en laten zien dat je actief deelneemt is vermoeiend. Zet daarom, als je niet aan het woord bent, je camera uit en zet jezelf op ‘mute’ (scheelt ook weer achtergrondgeluid). Bespreek dit wel vooraf met de teamleden en maak er afspraken over. Tot slot, is het echt nodig dat jij aanwezig bent in elke meeting? Je kunt natuurlijk ook nee zeggen (want nu is alles een meeting geworden).
8. Mails. Alles gebeurt virtueel, en dat leidt over het algemeen tot veel meer mails. Voorkom daarom lang email verkeer. Als je meer dan drie mails nodig hebt om tot overeenstemming over een onderwerp te komen, maak dan een telefonische of online afspraak en bespreek het met elkaar. En als er een mail is gestuurd die niet duidelijk voor je is, stel dan een vraag via chat of maak een korte call. Houd mails ook zo kort en bondig mogelijk (vermijd lange teksten) en voeg persoonlijkheid, enthousiasme en warmte toe aan je berichten.
9. Pauzes. Van de ene meeting naar de andere is vermoeiender dan op de werkplek. Normaal beweeg je tussendoor, loop je naar een andere ruimte, even samen met je collega koffie halen en een praatje maken, etc. Het gevaar is dat je nu de online meetings strak achter elkaar plant. Dat werkt op een gegeven moment niet meer. Zorg dus voor pauze tussendoor. En qua lengte, een meeting van een uur is voor de meeste mensen echt het maximale, probeer het liever tot 45 minuten te beperken.
10. Sociaal contact. Plan niet alleen maar zakelijke afspraken in, maar zorg dat er ook sociale momenten zijn. Om met elkaar te spreken over dagelijkse beslommeringen, hoe het met je gaat, etc. Vraag daarbij ook om hulp als het niet gaat zoals je wilt. Besef daarbij, iets met de ander delen lucht op, samen ben je sterker.
11. Kinderen thuis. Mochten jullie beiden thuiswerken en kinderen hebben die aandacht nodig hebben, maak dan afspraken over wie wanneer ‘dienst’ heeft. Bijvoorbeeld 2 uur op, 2 uur af. En zorg dat er afspraken zijn over storen tijdens het werk. Bijvoorbeeld deur dicht betekent niet storen.
12. Tijd om te wennen. De meesten van ons werken normaal gezien niet vanuit huis. Het kost dus even tijd om eraan te wennen. Geef jezelf die tijd ook. Wees mild voor jezelf.

Wil je hierover van gedachten wisselen?

Reageer hieronder met je vraag of observatie, wij zijn benieuwd naar je gedachten en ervaringen met het werken in een virtueel team. En wil je eens sparren met een ervaren business coach over hoe je effectiever kunt werken en de balans goed kunt bewaken? Neem dan contact op en we bellen je binnen een werkdag terug.